Compliance

Der Bayer-Konzern führt seine Geschäfte verantwortungsvoll und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften und Regeln der Länder, in denen er tätig ist. Unter Compliance verstehen wir das rechtlich und ethisch einwandfreie Handeln unserer Mitarbeiter im geschäftlichen Alltag, denn jeder Mitarbeiter beeinflusst durch sein berufliches Verhalten das Ansehen unseres Unternehmens. Wir dulden keine Verstöße gegen Gesetze, Kodizes sowie interne Regelungen. Compliance ist essenziell für unseren nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.

Mit der Übernahme von Monsanto liegt auch die Compliance-Verantwortung für das akquirierte Agrargeschäft bei Bayer in der Konzernfunktion Law, Patents & Compliance. Monsanto hatte bereits vor der Integration ein eigenes Compliance-Managementsystem, das Compliance-Risiken mitigiert und weitgehend dieselben Risikofelder adressiert wie Bayer. Dieses System bleibt bis zur vollständigen Integration in die Bayer-Compliance-Prozesse und -Systeme in Kraft. Die Integration hat bereits begonnen und soll 2019 abgeschlossen werden.

Bayer-Compliance-Management

Der Konzernvorstand bekennt sich uneingeschränkt zu Compliance, ebenso wie zum Verzicht auf jegliches Geschäft, das den konzernweit geltenden zehn Grundsätzen in unserer (Corporate) Compliance umfasst gesetzliche und unternehmensspezifische Regelungen zum verantwortungsbewussten und gesetzmäßigen Handeln. Policy entgegensteht. Diese sind:

  • Wir bekennen uns zum fairen Wettbewerb auf unseren Märkten.
  • Wir sind in unserem geschäftlichen Handeln stets integer.
  • Wir vereinbaren wirtschaftliches Wachstum mit Verantwortung für Umwelt und Gesellschaft.
  • Wir beachten alle für unser globales Geschäft relevanten Handelskontrollvorschriften.
  • Wir wahren Chancengleichheit im Wertpapierhandel.
  • Wir führen unsere Bücher und Aufzeichnungen ordnungsgemäß.
  • Wir behandeln einander fair und mit Respekt.
  • Wir schützen und respektieren Rechte an geistigem Eigentum.
  • Wir handeln im besten Interesse von Bayer.
  • Wir sorgen für Schutz und Sicherheit personenbezogener Daten.

Auch in unserem neu akquirierten Geschäft sind diese Geschäftsprinzipien gleichwertig gültig und in dem noch vorübergehend gültigen Code of Conduct entsprechend den Kapiteln aus der Bayer-Compliance-Policy abgebildet.

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, die Compliance-Grundsätze zu befolgen und Verletzungen der Policy unverzüglich zu melden. Den Führungskräften kommt in ihrer Vorbildfunktion bei der Umsetzung der Compliance-Grundsätze besondere Bedeutung zu. Sie können ihre Ansprüche auf variable Vergütungsanteile verlieren und müssen mit weiteren disziplinarischen Maßnahmen rechnen, wenn es in ihrem Verantwortungsbereich Verstöße gegen das geltende Recht oder interne Regelungen gab. Regelgerechtes und gesetzestreues Verhalten ist zudem Teil der Leistungsbeurteilung aller leitenden Mitarbeiter.

Das globale Compliance-Managementsystem wird von einer zentralen Compliance-Organisation im Bayer-Konzern gesteuert. Diese wird vom Group Compliance Officer geleitet, der dazu direkt an den Vorstandsvorsitzenden sowie den Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats berichtet. In dieser Organisation sind spezialisierte Compliance-Manager u. a. für die Konzernfunktionen und für die Etablierung geschäfts- und branchenspezifischer Standards in den Divisionen, Geschäftseinheiten und Servicegesellschaften verantwortlich.

Um eine systematische und präventive Risikoerkennung und -beurteilung zu erreichen, werden mögliche Compliance-Risiken gemeinsam mit den operativen Geschäftseinheiten identifiziert und in eine weltweite Compliance-Risk-Management-Datenbank eingepflegt. Daraus leiten wir u. a. geeignete Maßnahmen für spezifische Prozesse, Geschäftsaktivitäten oder Länder ab. Ferner bewerten wir unsere Geschäftspartner nach Risikokriterien in Bezug auf eventuelle Compliance-Risiken.

Die Einhaltung der Corporate-Compliance-Prinzipien ist ein Bestandteil der Prüfungen der Bayer-Konzernrevision. Die Prüfungsplanung folgt einem funktions- und risikoorientierten Ansatz, der auch einen Korruptions­wahrnehmungs­index Er wird seit 1995 von der NGO Transparency International erhoben und beschreibt das wahrgenommene Korruptionsniveau im öffentlichen Sektor eines Staates. Der Index listet Länder nach dem Grad auf, in dem dort Bestechlichkeit, Vorteilsannahme und Vorteilsgewährung bei Amtsträgern und Politikern wahrgenommen werden. berücksichtigt. In den größten Gesellschaften, die zu rund 80 % des Konzernumsatzes beitragen, sind Prüfungen in einem Drei-Jahres-Zyklus vorgesehen. 2018 wurden insgesamt 180 Prüfungen abgeschlossen, 23 davon betrafen präventive oder anlassbezogene Compliance-Audits. Der Leiter der Konzernrevision sowie der Group Compliance Officer nehmen regelmäßig an den Sitzungen des Prüfungsausschusses des Aufsichtsrats teil und präsentieren dort einmal jährlich eine Übersicht über die durchgeführten Prüfungen.

Mit der Übernahme von Monsanto wurde direkt die „Bayer Internal Audit Charter“ in Kraft gesetzt, wodurch regelmäßige Transparenz über Prüfungsergebnisse der Revisionsorganisation des akquirierten Agrargeschäfts gewährleistet ist. Die Integration beider Revisionsprozesse und -systeme soll weitgehend im Laufe des Jahres 2019 erfolgen.

Umgang mit Compliance-Verdachtsfällen und -Verstößen

Bei einer weltweit eingerichteten, zentralen Compliance-Hotline können Compliance-Verdachtsfälle gemeldet werden – auch anonym, sofern es das jeweilige nationale Recht erlaubt. Diese Hotline ist auch der allgemeinen Öffentlichkeit zugänglich. Im Berichtsjahr wurden hier insgesamt 251 Meldungen (davon 166 anonym) durch die Compliance-Organisation registriert, davon 17 aus Deutschland und 234 aus anderen Teilen der Welt. Über die Hotline der Compliance-Organisation unseres neu akquirierten Agrargeschäfts wurden im Berichtsjahr weltweit insgesamt 77 Meldungen (davon 47 anonym) erfasst. Sie steht für einen Übergangszeitraum noch zur Verfügung. Dabei wird sichergestellt, dass etwaige dort eingehende Meldungen in der konzernweiten Falldatenbank registriert und nach den konzernweiten Vorgaben bearbeitet werden. Die zentrale Bayer-Compliance-Hotline wird ab Ende des Berichtsjahres auch auf das neu akquirierte Agrargeschäft ausgerollt. Alternativ können Verdachtsfälle auch den jeweiligen Compliance-Funktionen in Deutschland und den Landesorganisationen sowie der Konzernrevision gemeldet werden.

Compliance-Verstöße werden systematisch geahndet. Die zu ergreifenden Maßnahmen richten sich u. a. nach der Schwere des Compliance-Vorfalls und dem jeweils anwendbaren Recht. Jeder Fall wird konzernweit nach einheitlichen Kriterien erfasst und gemäß den Vorgaben der Bayer-Konzernregelung „Bearbeitung von Compliance-Vorfällen“ behandelt.

Dies gilt ab der Jahreswende auch für Compliance-Verstöße, die dem akquirierten Agrargeschäft zuzuordnen sind. Damit unterliegen diese Fälle den konzernweiten Dokumentations-, Bearbeitungs- und Berichtskriterien. Dem neu erworbenen Agrargeschäft zuzuordnende Fälle, die zwischen Closing und dem Jahresende eingegangen sind, wurden in der dafür vorgesehenen Monsanto-Datenbank dokumentiert und bei Signifikanz an die zuständigen Bayer-Vertreter berichtet. Die Bearbeitung dieser Fälle erfolgte nach Grundsätzen, die im Einklang mit unseren konzernweiten Vorgaben stehen. Signifikante Altfälle des akquirierten Agrargeschäfts wurden analysiert und, soweit erforderlich, Maßnahmen abgeleitet.

Bestätigt sich ein Compliance-Vorfall durch die eingeleitete Untersuchung, steht unserem Unternehmen ein abgestufter Maßnahmenkatalog zur Verfügung. Dieser umfasst u. a. mündliche Ermahnung oder schriftliche Abmahnung eines Mitarbeiters, Versetzung, den Nichtvollzug einer geplanten Beförderung, die Kürzung der variablen Einkommenskomponente, die Herabstufung der Tarif- oder Vertragsstufe sowie die ordentliche oder außerordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags. Bayer behält sich zudem weitergehende Ansprüche auf Kostenerstattung oder Schadenersatz sowie die Einleitung möglicher strafrechtlicher Maßnahmen vor.

Compliance-Schulungen und Kommunikationsaktivitäten

Wir unterstützen alle Mitarbeiter dabei, integer zu handeln und potenzielle Verstöße von vornherein zu vermeiden – mit konzernweiten bedarfs- und zielgruppenorientierten Schulungsmaßnahmen und Kommunikationskampagnen. Bei Fragen zum rechtlich und ethisch korrekten Verhalten stehen den Mitarbeitern als Ansprechpartner sowohl Vorgesetzte als auch die Compliance-Manager zur Verfügung.

2018 haben weltweit 97,6 % (34.381) aller Bayer-Manager (ohne das akquirierte Agrargeschäft) an mindestens einem Compliance-Training teilgenommen. Ein neues, globales Web-Based-Training (WBT), aufbauend auf den Prinzipien der Compliance Policy, wurde in 89 Ländern in Form einer interaktiven Infografik implementiert. Das Training ist aktuell in neun Sprachen verfügbar. Bis zum 31. Dezember 2018 hatten 70 % (67.190) der Mitarbeiter (ohne das akquirierte Agrargeschäft) dieses WBT bereits abgeschlossen.

Bereits direkt nach dem Closing erhielten relevante Mitarbeiter des akquirierten Agrargeschäfts eine Schulung zum Insiderhandel. 397 Mitarbeiter wurden im Juni 2018 in der Monsanto University mit einer Abschlussquote von 100 % geschult. Im August und September 2018 wurden im nächsten Schritt weltweit 865 Mitarbeiter des akquirierten Agrargeschäfts über das Bayer-Trainingsportal zur Kartellrechtsschulung eingeladen. Der sukzessive Rollout weiterer Compliance-Trainings startet 2019 mit dem Web-Based-Training zu den Prinzipien der Corporate Compliance Policy in Form einer interaktiven Infografik. Trainings zu den Risikobereichen Antikorruption, Interessenkonflikte, Fairness und Respekt am Arbeitsplatz und Datenschutz folgen. Seit August 2018 (Day 1) stehen den Mitarbeitern des akquirierten Agrargeschäfts bereits alle Compliance-Trainings über das Bayer-Trainingsportal zur Verfügung.

Die Corporate Compliance Policy setzt den Maßstab für unsere Compliance-Kommunikations- und Trainingsaktivitäten. Im Jahr 2018 wurde eine „Speak-up-Kampagne“ sowohl digital als auch in Printform gestartet. Das Ausrollen der Konzern-Compliance-Hotline auf die Mitarbeiter des akquirierten Agrargeschäfts wurde ebenfalls von einer Speak-Up-Initiative begleitet. Darüber hinaus können Mitarbeiter Compliance-Nachrichten und -Trainings über eine spezielle App abrufen.

Marketing-Compliance

Wir dulden keinerlei Bestechung oder andere Formen der unzulässigen Einflussnahme auf unsere Geschäftspartner. Jegliche Verdachtsfälle eines Verstoßes gegen unsere Grundsätze zu verantwortungsvollem Marketing werden im Rahmen unseres Compliance-Managements aufgenommen und verfolgt. Dies gilt sowohl für intern als auch extern an uns herangetragene Beschwerden.

Als wichtigste interne Konzernregelung dient in diesem Zusammenhang unsere Antikorruptions-Policy. Ergänzt wird sie durch Verhaltensregeln, die in der Konzernregelung „Responsible Marketing & Sales“ festgelegt sind. Darüber hinaus verpflichten wir uns zur ethischen Werbung und Kommunikation für alle unsere Produkte und Leistungen.

Bayer hat ferner Richtlinien und Regelungen, die Preisabsprachen verhindern und den Datenschutz gewährleisten. Finden mehrere Regelungen Anwendung, richten wir uns grundsätzlich nach den strengeren Vorgaben. Die Umsetzung unserer Konzernregelungen sowie entsprechende Trainingsprogramme erfolgen dezentral in den Segmenten.

Im Marketing und Vertrieb finden bei Bayer außerdem Industriekodizes Anwendung. Sie wurden für Pharma- und Medizinprodukte von den maßgeblichen Verbänden verabschiedet und gelten auf globaler oder regionaler Basis. Zusätzlich konkretisieren lokale Kodizes in vielen Ländern der Welt deren Vorgaben. Diese gelten in jedem Fall für verschreibungspflichtige Arzneimittel, einige darüber hinaus auch für verschreibungsfreie Arzneimittel, Nahrungsergänzungsmittel und Medizinprodukte sowie Kosmetika.

Als verbindlicher globaler Mindeststandard für alle Humanarzneimittel von Bayer gelten sämtliche Kodizes der „International Federation of Pharmaceutical Manufacturers & Associations“ (IFPMA). Darüber hinaus richtet sich Bayer nach den Kodizes der „European Federation of Pharmaceutical Industries and Associations“ (EFPIA) zum Umgang mit Angehörigen der Fachkreise und mit Patientenorganisationen. Für die Bewerbung von Humanarzneimitteln gelten bei Bayer als globaler Mindeststandard die „Ethical Criteria for Medicinal Drug Promotion“ der WHO sowie nationale Ethikstandards, die zumeist auch auf lokaler Ebene in Industriekodizes niederlegt sind.

Alle genannten Kodizes enthalten u. a. Vorgaben zu Werbematerialien und Musterabgaben, zur Zusammenarbeit mit Angehörigen der Fachkreise im Rahmen von Referenten- und Beraterverträgen sowie zu wissenschaftlichen Studien. Pharmaceuticals legt auf Basis des EFPIA-Transparenz-Kodex und der entsprechenden lokalen Umsetzungen jährlich Zahlungen und sonstige Zuwendungen an Angehörige der Fachkreise sowie an Organisationen des Gesundheitswesens für das jeweils vorangegangene Kalenderjahr offen.

Crop Science folgt im Einklang mit den Prinzipien einer nachhaltigen Entwicklung und einem verantwortungsvollen Umgang mit Pflanzenschutzmitteln und Saatgut den Leitlinien seiner Product Stewardship Policy. Diese basiert auf dem Internationalen Verhaltenskodex der Welternährungsorganisation (FAO) zur Verwendung von Pestiziden sowie dem Verhaltenskodex von CropLife International zu Pflanzenbiotechnologie und erfüllt gleichzeitig die Anforderungen unserer Konzernregelung zu „Responsible Marketing & Sales“.

Schulungen zu produktbezogener Kommunikation, Kartellrecht, Datenschutz und Antikorruption sind grundlegende Elemente unseres Compliance-Managementsystems. Die dabei vermittelten Grundsätze geben einen Überblick über global anwendbare Mindestanforderungen für die Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern explizit auch im Gesundheitswesen, wie Ärzten, Krankenhäusern oder Patientenorganisationen. Das Antikorruptions-Training erläutert neben allgemeinen Compliance-Grundsätzen konkrete Handlungsanweisungen für die speziellen Themenbereiche „Einseitige Leistungen“ und „Austausch von Leistungen“.

Wahrnehmung politischer Interessen

Als Teil unseres Engagements für transparente politische Arbeit stellt unser „Verhaltenskodex für verantwortungsvolle Lobbyarbeit“ verbindliche Regeln für das Engagement im politischen Raum dar und schafft Transparenz in der Zusammenarbeit mit Repräsentanten politischer Institutionen. Mit der Übernahme von Monsanto ging die Verantwortung für den Bereich Public Affairs des akquirierten Agrargeschäfts in die entsprechende Bayer-Konzernfunktion über. Die entsprechende Konzernregelung zur Lobbyarbeit wurde im Berichtsjahr aktualisiert und ist bereits für die Mitarbeiter des akquirierten Agrargeschäfts bindend.

Gemäß dieser Konzernregelung hat Bayer als Unternehmen im Berichtsjahr keine Spenden an politische Parteien, Politiker oder Bewerber um ein politisches Amt geleistet. Ausgenommen hiervon sind politische Spenden in den USA, die es Bayer erlauben, auf der Ebene einzelner Bundesstaaten Kandidaten und Wahlen zu unterstützen. Zulässig sind diese Spenden nur unter strengen Voraussetzungen und mit zwingenden Transparenzmaßnahmen, die eine öffentliche Auflistung geleisteter Spenden auf Staatenebene miteinschließt.

In den USA, wo Unternehmensspenden bei Wahlen auf Bundesebene sowie in einigen Bundesstaaten oder auf lokaler Ebene gesetzlich untersagt sein können, haben einige Mitarbeiter das „Bayer Corporation Political Action Committee“ (Bayer-US PAC) organisiert, um Kandidaten für parlamentarische Ämter durch private Spenden zu unterstützen. Political Action Committees sind unabhängige, eigenständige Fonds, die von Bayer-Mitarbeitern geleitet und durch die US-Wahlaufsichtsbehörde sowie die Regierungen einiger Bundesstaaten reglementiert werden. Die von „Bayer-US PAC“ getätigten privaten Spenden werden regelmäßig an die US-Wahlaufsichtsbehörde gemeldet und sind auf deren Website einsehbar.

Verbindungsbüros – Kontaktstellen zur Politik

Für Bayer sind die nationalen Verbindungsbüros wichtige Kontaktstellen zur Politik. Angaben zu Sach- und Projektkosten, Mitarbeiterzahlen und sonstigen im jeweiligen Land gesetzlich vorgeschriebenen Daten veröffentlichen wir in den Transparenzregistern der Europäischen Institutionen oder des US-Kongresses. Dabei gehen wir über die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen hinaus, indem wir Daten für Länder (z. B. Deutschland) veröffentlichen, in denen keine gesetzliche Publizitätspflicht besteht. 2018 beliefen sich die Kosten unserer Verbindungsbüros (ohne das akquirierte Agrargeschäft) auf rund 1,31 Mio. € in Berlin, Deutschland, 3,3 Mio. € in Brüssel, Belgien, 7 Mio. € in Washington, USA, 0,33 Mio. € in Moskau, Russland, 0,35 Mio. € in Brasília, Brasilien, und 0,98 Mio. € in Peking, China.

Das akquirierte Agrargeschäft folgte bisher einer anderen Systematik, weshalb diese Angaben nicht mit den Bayer-Daten zusammengefasst werden können. Nach der für 2019 geplanten Integration dieses Unternehmensteils in die Bayer-Prozesse werden die Gesamtzahlen zur Verfügung stehen. Für die USA sind verschiedene Kategorien der Lobbyausgaben des akquirierten Agrargeschäfts auf der Website Political Disclosures einsehbar, für Lobbyausgaben auf der föderalen Ebene auch im Transparenzregister des US-Kongresses. In Europa wurden letztmalig für 2017 Angaben im EU-Transparenzregister erneuert.

Vergleich zum Vorjahr